Jak wykonać kopię materiału niejawnego – oznaczenie, ewidencja i zakaz kopiowania

Co jest kopiowaniem

Rozporządzenie rozumie kopiowanie szeroko: to również wykonanie odpisu, wypisu, wyciągu, wydruku, odwzorowania cyfrowego (np. skanu) lub nagrania (§ 2 pkt 7). Zeskanowanie dokumentu niejawnego albo wydruk z pliku to więc także kopiowanie, a ustawa zalicza kopiowanie do przetwarzania informacji niejawnych (art. 2 pkt 5 ustawy).

Kiedy kopiować nie wolno

Na dokumencie można zamieścić dyspozycję braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie całości albo części dokumentu, a także na udzielanie informacji o jego treści (§ 7 rozporządzenia). Taką dyspozycję trzeba respektować. Kopie wykonuje się wyłącznie w zakresie niezbędnym, przez osoby uprawnione do dostępu do informacji o danej klauzuli i w warunkach właściwych dla tej klauzuli.

Jak oznaczyć kopię dokumentu papierowego (§ 15 rozporządzenia)

Informacje o komórce, liczbie egzemplarzy i dacie nanosi się przed wykonaniem kopii, a numer rejestracyjny – po jej wytworzeniu. Klauzula tajności kopii jest taka sama jak oryginału.

• na pierwszej stronie kopii – sygnaturę dokumentu (oznaczenie komórki, symbol klauzuli, numer rejestracyjny i rok),
• na wszystkich stronach – napis „Wydruk”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg” albo „Wypis”, a przy tłumaczeniu „Tłumaczenie z języka …” z podpisem tłumacza,
• na ostatniej stronie kopii – potwierdzenie zgodności z oryginałem: napis „Za zgodność”, pieczęć jednostki lub komórki oraz podpis kierownika komórki, w której wykonano kopię, albo osoby przez niego upoważnionej,
• na ostatniej stronie dokumentu kopiowanego – nazwę komórki, liczbę wykonanych egzemplarzy, datę wytworzenia i numer, pod którym kopię zarejestrowano.

Kopiowanie dokumentu elektronicznego

Przy kopiowaniu dokumentu elektronicznego informacje o wykonaniu kopii zamieszcza się w jego metryce. Metryka kopii zawiera standardowe oznaczenia dokumentu elektronicznego oraz informację „Odwzorowanie cyfrowe”, „Kopia”, „Odpis”, „Wyciąg”, „Wypis” albo „Tłumaczenie z języka …”. Dokument elektroniczny niejawny można przetwarzać tylko w systemie teleinformatycznym, który uzyskał akredytację bezpieczeństwa (art. 48 ustawy).

Rejestracja i nadzór

Kopia podlega rejestracji w dzienniku ewidencji – dziennik ewidencyjny zawiera rubryki na informację o wykonanym wydruku, kopii, wyciągu, wypisie, odpisie lub tłumaczeniu. Organizacja pracy kancelarii tajnej musi pozwalać w każdej chwili ustalić, gdzie znajduje się materiał „tajny” lub „ściśle tajny” i kto się z nim zapoznał (art. 43 ust. 1 ustawy); to samo dotyczy komórek rejestrujących materiały „poufne”.

Kopie, które nie są już potrzebne i nie stanowią materiału archiwalnego, można zniszczyć – protokolarnie, z uzupełnieniem wpisów w rejestrach (§ 10 rozporządzenia w sprawie kancelarii tajnych).

Na co uważać w praktyce

• kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne z pamięcią lub podłączone do sieci mogą przechowywać obraz dokumentu – sposób ich użycia do informacji niejawnych trzeba uwzględnić w szacowaniu ryzyka i dokumentacji,
• skan wykonany na zwykłym komputerze to przetwarzanie informacji niejawnych poza akredytowanym systemem,
• każdy egzemplarz musi mieć swój numer i miejsce w ewidencji – „robocze” kopie bez rejestracji to częsty zarzut pokontrolny.

Powiązane usługi

• Kancelarie tajne i niejawne
• Opracowanie dokumentacji
• Szkolenia

Powiązane poradniki

• Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych – wymagania, zadania i jak nim zostać
• Klauzula „zastrzeżone” – co oznacza, jak długo obowiązuje i jakie obowiązki ma firma
• Jak przewieźć materiał niejawny – przesyłki, konwój i przewóz osobisty
• Strefy ochronne I, II i III – czym się różnią i jak je zorganizować