Pełnomocnik ochrony informacji niejawnych – wymagania, zadania i jak nim zostać

Kim jest pełnomocnik ochrony

Zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1209 t.j.) za ochronę informacji niejawnych odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej. Bezpośrednio podlega mu zatrudniony przez niego pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, który odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

U przedsiębiorcy kierownikiem jednostki jest kierownik przedsiębiorcy w rozumieniu art. 2 pkt 14 ustawy – np. jednoosobowy zarząd, cały zarząd wieloosobowy albo członek zarządu wyznaczony uchwałą. Pełnomocnik musi podlegać tej osobie lub temu organowi bezpośrednio, a nie np. dyrektorowi działu.

Wymagania – kto może być pełnomocnikiem

Art. 14 ust. 3 ustawy wymaga, aby pełnomocnik posiadał:

• obywatelstwo polskie,
• wykształcenie wyższe,
• odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW albo SKW,
• zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych przeprowadzonym przez ABW albo SKW.

Jak zostać pełnomocnikiem – krok po kroku

• Kierownik jednostki wskazuje osobę przewidzianą na stanowisko pełnomocnika (albo jego zastępcy).
• Kierownik składa do ABW albo SKW pisemny wniosek o przeprowadzenie poszerzonego postępowania sprawdzającego. Wobec pełnomocników, ich zastępców i kandydatów na te stanowiska zawsze prowadzi się postępowanie poszerzone (art. 22 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy).
• Kandydat wyraża pisemną zgodę na postępowanie i wypełnia ankietę bezpieczeństwa osobowego. Czynności sprawdzające powinny zakończyć się w ciągu 3 miesięcy od złożenia wniosku z ankietą (art. 24 ust. 6).
• Kandydat odbywa szkolenie w ABW albo SKW (art. 19 ust. 2 pkt 1). Koszty szkolenia pokrywa jednostka, w której osoba jest zatrudniona – z wyjątkiem jednostek resortu obrony narodowej i Policji.
• Po uzyskaniu poświadczenia i zaświadczenia kierownik zatrudnia lub wyznacza pełnomocnika.

Zadania pełnomocnika (art. 15 ustawy)

Pełnomocnik opracowuje też dokumenty zatwierdzane przez kierownika: dokumentację określającą poziom zagrożeń, sposób i tryb przetwarzania informacji „poufne” oraz instrukcję dla informacji „zastrzeżone” (art. 43 ustawy). W razie naruszenia przepisów zawiadamia kierownika, a przy klauzuli „poufne” lub wyższej – także ABW lub SKW (art. 17).

• zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego,
• zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których przetwarza się informacje niejawne,
• zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka,
• kontrola ochrony informacji niejawnych, w tym co najmniej raz na trzy lata kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
• opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych, również na wypadek stanu nadzwyczajnego, i nadzór nad jego realizacją,
• prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych dla pracowników jednostki,
• prowadzenie zwykłych i kontrolnych postępowań sprawdzających,
• prowadzenie wykazu osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono poświadczenia lub je cofnięto, i przekazywanie danych do ewidencji ABW lub SKW.

Zastępca i pion ochrony

Kierownik może zatrudnić zastępcę lub zastępców pełnomocnika – muszą oni spełniać te same wymagania co pełnomocnik. Zadania pełnomocnik wykonuje przy pomocy pionu ochrony, jeżeli taka komórka została utworzona.

Pracownik pionu ochrony musi mieć odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa (albo upoważnienie do dostępu do informacji „zastrzeżone”) i zaświadczenie o przeszkoleniu. Wymóg obywatelstwa polskiego nie dotyczy pracowników pionu ochrony zatrudnionych u przedsiębiorców – nadal dotyczy jednak samego pełnomocnika i jego zastępcy.

Kiedy przedsiębiorca musi zatrudnić pełnomocnika

• świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego I lub II stopnia – tak, pełnomocnik i pion ochrony są elementem systemu ochrony, który przedsiębiorca musi zorganizować,
• świadectwo III stopnia – nie (art. 60 ust. 1 ustawy), chyba że świadectwo ma dotyczyć zagranicznych odpowiedników klauzul „tajne” lub „poufne” stosowanych przez organizacje międzynarodowe, np. NATO lub UE,
• umowa z dostępem do informacji „zastrzeżone” przetwarzanych w obiektach przedsiębiorcy – tak; jeżeli informacje „zastrzeżone” będą udostępniane wyłącznie u zamawiającego – nie (art. 54 ust. 10),
• przedsiębiorca jednoosobowy, który wykonuje umowę osobiście – zamiast świadectwa wystarcza jego poświadczenie bezpieczeństwa i zaświadczenie o szkoleniu w ABW lub SKW (art. 54 ust. 3).

Czy pełnomocnik może pracować na umowie zlecenie?

Ustawa mówi o pełnomocniku „zatrudnionym” przez kierownika jednostki i podlegającym mu bezpośrednio. Pojęcie zatrudnienia obejmuje według art. 2 pkt 18 ustawy również powołanie, mianowanie lub wyznaczenie. Ustawa nie wskazuje wprost, jaka umowa ma być podstawą zatrudnienia, a dopuszczalność umów cywilnoprawnych bywa w praktyce różnie oceniana.

Przed wyborem formy współpracy – zwłaszcza gdy pełnomocnik ma działać dla firmy zewnętrznie – warto przeanalizować, czy zapewni ona bezpośrednią podległość kierownikowi i realne wykonywanie zadań z art. 15, i w razie wątpliwości uzgodnić rozwiązanie z ABW lub SKW.

Ile ważne są uprawnienia pełnomocnika

Poświadczenie bezpieczeństwa jest ważne 10 lat dla klauzuli „poufne”, 7 lat dla „tajne” i 5 lat dla „ściśle tajne” (art. 29 ust. 3 ustawy). Szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 5 lat (art. 19 ust. 3).

Powiązane usługi

• Opracowanie dokumentacji
• Szkolenia
• Świadectwo Bezpieczeństwa Przemysłowego

Powiązane poradniki

• Terminy w ochronie informacji niejawnych – zestawienie w jednej tabeli
• Klauzula „zastrzeżone” – co oznacza, jak długo obowiązuje i jakie obowiązki ma firma
• Jak wykonać kopię materiału niejawnego – oznaczenie, ewidencja i zakaz kopiowania
• Strefy ochronne I, II i III – czym się różnią i jak je zorganizować