Klauzula „zastrzeżone” – co oznacza, jak długo obowiązuje i jakie obowiązki ma firma
Opublikowano: · Maksymilian Kruszewski
„Zastrzeżone” to najniższa klauzula tajności, ale nadal klauzula informacji niejawnych – z obowiązkami dla każdego, kto ma z nią do czynienia. Wyjaśniamy, kiedy się ją nadaje, czy wygasa po określonym czasie, kto może mieć dostęp do takich informacji i czego wymaga się od firmy wykonującej umowę „zastrzeżoną”.
Kiedy nadaje się klauzulę „zastrzeżone”
Zgodnie z art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1209 t.j.) klauzulę „zastrzeżone” nadaje się informacjom niejawnym, jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych państwa.
Klauzulę nadaje osoba uprawniona do podpisania dokumentu (art. 6 ust. 1). W umowach realizowanych przez przedsiębiorców często są to np. fragmenty dokumentacji technicznej obiektów, plany rozmieszczenia zabezpieczeń czy szczegóły harmonogramów.
Na ile lat nadaje się klauzulę „zastrzeżone”?
Ustawa nie przewiduje stałego okresu, po którym klauzula „zastrzeżone” wygasa. Informacje są chronione do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli (art. 6 ust. 2). Osoba nadająca klauzulę może jednak określić datę lub wydarzenie, po których klauzula zostanie zniesiona lub zmieniona – np. „do dnia odbioru robót”.
Zniesienie lub zmiana klauzuli wymaga pisemnej zgody osoby, która ją nadała, albo jej przełożonego (art. 6 ust. 3). Kierownicy jednostek muszą co najmniej raz na 5 lat przeglądać materiały, aby ustalić, czy nadal spełniają ustawowe przesłanki ochrony (art. 6 ust. 4).
Kto może mieć dostęp do informacji „zastrzeżone”
Do informacji „zastrzeżone” nie jest potrzebne poświadczenie bezpieczeństwa. Dostęp może uzyskać osoba, która (art. 21 ust. 4 ustawy):
- otrzymała pisemne upoważnienie kierownika jednostki organizacyjnej (jeżeli nie ma poświadczenia bezpieczeństwa) oraz
- odbyła szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych – powtarzane nie rzadziej niż raz na 5 lat.
Obowiązki jednostki przetwarzającej informacje „zastrzeżone”
- instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji „zastrzeżone” oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego – opracowana przez pełnomocnika ochrony i zatwierdzona przez kierownika (art. 43 ust. 5 ustawy),
- przetwarzanie w pomieszczeniu lub obszarze z systemem kontroli dostępu oraz przechowywanie w szafie metalowej, pomieszczeniu wzmocnionym albo zamkniętym na klucz meblu biurowym (§ 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego),
- oznaczanie dokumentów klauzulą – przy „zastrzeżonych” można pominąć część oznaczeń wymaganych dla wyższych klauzul, np. numer egzemplarza (§ 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów),
- system teleinformatyczny do informacji „zastrzeżone” musi mieć akredytację – udziela jej kierownik jednostki przez zatwierdzenie dokumentacji bezpieczeństwa systemu, a dokumentację przekazuje się ABW lub SKW w ciągu 30 dni (art. 48 ust. 9 i 11 ustawy),
- przewóz przesyłki „zastrzeżone” przez co najmniej jednego konwojenta z poświadczeniem bezpieczeństwa lub upoważnieniem (§ 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie przewożenia materiałów).
Firma wykonująca umowę „zastrzeżoną”
Do wykonywania umów związanych z dostępem do informacji „zastrzeżone” świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego nie jest wymagane (art. 54 ust. 9). Przedsiębiorca musi jednak spełnić wymagania ustawy dla tej klauzuli: przeszkolić kierownika i pracowników, wydać im pisemne upoważnienia, a jeżeli informacje będą przetwarzane w jego obiektach – zatrudnić pełnomocnika ochrony i wdrożyć instrukcję. Pełnomocnik nie jest wymagany, gdy przedsiębiorca korzysta z informacji wyłącznie u zamawiającego (art. 54 ust. 10).
„Zastrzeżone” a „zamówienia zastrzeżone” z art. 94 Pzp
W przetargach pojawia się też pojęcie zamówień zastrzeżonych z art. 94 ustawy – Prawo zamówień publicznych. To zupełnie inna instytucja: dotyczy zamówień, o które mogą ubiegać się wyłącznie np. zakłady pracy chronionej i podmioty zatrudniające osoby z niepełnosprawnościami. Nie ma związku z klauzulą tajności „zastrzeżone”.
Porozmawiajmy o Twojej sprawie
Pierwsza rozmowa służy ustaleniu zakresu sprawy i wyceny.