Polityka korzystania z AI w firmie – co powinna zawierać
Opublikowano: · Maksymilian Kruszewski
Pracownicy korzystają z narzędzi AI niezależnie od tego, czy firma na to pozwala. Polityka korzystania z AI określa, z jakich narzędzi wolno korzystać, do czego i z jakimi danymi – i chroni firmę przed wyciekiem informacji, naruszeniem praw osób trzecich i błędnymi decyzjami.
Czy polityka AI jest obowiązkowa
Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act) nie nakazuje wprost przyjęcia polityki AI. Polityka jest jednak najprostszym sposobem wykonania obowiązku podejmowania działań wspierających kompetencje personelu w zakresie AI (art. 4 AI Act) oraz obowiązków podmiotu stosującego systemy wysokiego ryzyka (art. 26 AI Act). Pomaga też wykazać, że firma podjęła działania w celu zachowania poufności informacji – co jest warunkiem ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa (art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji).
Elementy dobrej polityki AI
- cel i zakres – kogo dotyczy polityka: pracowników, współpracowników, podwykonawców,
- lista narzędzi dozwolonych, warunkowo dozwolonych i zakazanych,
- dane, których nie wolno wprowadzać do narzędzi AI – dane osobowe, tajemnica przedsiębiorstwa, informacje objęte tajemnicą zawodową, dane klientów,
- zasady weryfikacji wyników – kto sprawdza treści i decyzje przygotowane z pomocą AI,
- prawa autorskie – korzystanie z treści generowanych przez AI i ryzyko naruszenia praw osób trzecich,
- oznaczanie treści i informowanie o korzystaniu z AI tam, gdzie wymaga tego art. 50 AI Act albo umowa z klientem,
- procedura zgłaszania i akceptacji nowych narzędzi,
- podział ról: kto zatwierdza narzędzia, kto odpowiada za dane i bezpieczeństwo,
- postępowanie przy incydentach – np. wprowadzeniu poufnych danych do publicznego narzędzia,
- szkolenia i konsekwencje naruszenia polityki.
Rejestr narzędzi AI
Polityka powinna odsyłać do rejestru narzędzi AI, w którym dla każdego narzędzia wskazuje się dostawcę, cel użycia, rodzaj przetwarzanych danych, kategorię ryzyka według AI Act i osobę odpowiedzialną. Rejestr pozwala szybko ustalić, jakie obowiązki dotyczą firmy, gdy zmieniają się przepisy albo dostawca zmienia regulamin.
Polityka dla podwykonawców
Agencje marketingowe, graficy, copywriterzy i programiści coraz częściej pracują z AI. Osobne zasady dla podwykonawców – wprowadzone do umów – określają, czy i jakich narzędzi wolno używać przy pracy dla firmy, jakie dane wolno do nich przekazywać i kto odpowiada za naruszenie praw osób trzecich.
Najczęstsze błędy
- polityka skopiowana z internetu, niedopasowana do narzędzi faktycznie używanych w firmie,
- zakaz korzystania z AI, którego nikt nie przestrzega – zamiast jasnych zasad,
- brak osoby odpowiedzialnej za aktualizację polityki,
- brak szkolenia – pracownicy nie wiedzą, że polityka istnieje.
Porozmawiajmy o Twojej sprawie
Pierwsza rozmowa służy ustaleniu zakresu sprawy i wyceny.